Kdo může podat přihlášku k certifikaci
Žadatelem o certifikaci se může stát organizace (právnická osoba), která vytváří a realizuje programy v oblasti environmentálního vzdělávání, výchovy a osvěty (EVVO) a splňuje vstupní kritéria.
Žadatel s více organizačními složkami a pobočkami
Organizace s více organizačními složkami (OS) nebo pobočkami se může rozhodnout pro certifikaci:
Celé organizace: V tomto případě musí všechny OS nebo pobočky splnit požadavky certifikace a audit proběhne postupně v každé z nich.
Vybraných OS nebo poboček: Audit proběhne pouze v těch OS a pobočkách, o jejichž certifikaci organizace žádá. Ta následně musí jasně rozlišovat a uvádět, že se certifikát vztahuje pouze na certifikované OS a pobočky, nikoli na celou organizaci.
Jak certifikace probíhá
Orgány systému certifikace
Certifikace je zajišťována těmito orgány:
Administrátor: zajišťuje především komunikaci mezi jednotlivými aktéry certifikace a potřebnou administrativu.
Auditoři: provádějí audit v organizaci, posuzují stav organizace vůči hodnoticím kritériím, poskytují zpětnou vazbu k činnosti organizace.
Certifikační rada: je nejvyšším orgánem certifikace, která na základě auditorských zpráv rozhoduje o udělení či neudělení certifikátu.
1. Přihlášení do certifikace
Žadatel, který usiluje o vstup do systému, osloví administrátora certifikace prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže nebo na internetové stránce www.certifikace-sev.cz/kontakt/.
Administrátor se žadatelem domluví termín úvodní konzultace a poskytne žadateli základní informace, zejména vysvětlení smyslu certifikace a principů, na kterých je založena, představení požadavků (kritérií), které musí žadatel splnit, vysvětlení, jak bude hodnoceno a posuzováno jejich splnění, poskytnutí informací o potřebné dokumentaci a materiálech, které musí žadatel v různých fázích procesu připravit, informace o finančních nákladech a možnostech zapojení do případných dotačních mechanismů apod. Konzultace se uskuteční osobně nebo online a trvá zpravidla 1,5–3 hodiny v závislosti na typu a velikosti organizace, která o certifikaci žádá. V případě žádosti o první audit probíhá konzultace před podáním přihlášky vždy, v případě následných recertifikačních auditů pouze na základě projeveného zájmu žadatele.
Následně žadatel vyplní přihlášku, opatří ji elektronickým podpisem statutárního orgánu (nebo použije jiné zaručené prostředky elektronické identifikace) a spolu s povinnými přílohami ji zašle na e-mailovou adresu administrátora certifikace. Nedisponuje-li žadatel elektronickým podpisem či jinými zaručenými prostředky elektronické identifikace, zašle na e-mailovou adresu vyplněný formulář přihlášky bez podpisu a její listinnou podobu s vlastnoručním podpisem statutárního orgánu na poštovní adresu administrátora. Přílohy přihlášky zasílá v takovém případě pouze elektronickou poštou.
Kontaktní údaje administrátora:
Název: Síť středisek ekologické výchovy Pavučina, z. s.
Adresa: Senovážné náměstí 977/24, Nové Město, 110 00 Praha 1
E-mail: certifikace@pavucina-sev.cz
Formulář přihlášky je uveden v příloze. (Příloha: Přihláška)
Po doručení administrátor posoudí formální správnost a úplnost přihlášky a zhodnotí, zda jsou splněna vstupní kritéria. Není-li přihláška správně vyplněna či chybí některé její přílohy, vyzve administrátor žadatele k opravě nebo doplnění. V případě, že administrátor zjistí nesplnění vstupních kritérií, má žadatel možnost obrátit se na certifikační radu. Ta následně přezkoumá rozhodnutí administrátora a rozhodne o jejich splnění či nesplnění. V situaci, kdy má administrátor pochybnosti o splnění vstupních kritérií, může rovnou požádat certifikační radu o stanovisko. V takovém případě je stanovisko certifikační rady konečné bez možnosti dalších opravných prostředků. Certifikační rada může rovněž změnit kladné stanovisko administrátora ke splnění vstupních kritérií, pokud o něm vzniknou pochybnosti, nejpozději však před podpisem smlouvy o realizaci auditu. Po uzavření smlouvy se rozhodnutí administrátora stává platným a závazným.
V případě akceptace bude přihláška postoupena do dalších fází procesu certifikace.
Se žadatelem, který splnil vstupní kritéria, bude uzavřena smlouva o realizaci auditu specifikující pravidla certifikačního procesu, práva a povinnosti smluvních stran a výši poplatku, který uhradí žadatel za proces certifikace. Po uhrazení poplatku bude zahájen vlastní audit. V případě žadatelů s více organizačními složkami nebo pobočkami se provádí audit jednotlivě pro každou z nich.
2. Přidělení auditorů
Každému žadateli, který splnil požadavky pro vstup do certifikace, bude náhodným mechanismem přidělena dvojice auditorů. Auditoři musí být vůči žadateli nestranní. Pokud žadatel zná skutečnosti, které svědčí proti nestrannosti auditorů, vznese vůči přidělení auditorů námitku administrátorovi certifikace (v listinné podobě či elektronickou poštou). Administrátor námitku posoudí a v případě jejího uznání zajistí výběr nového auditora/auditorů. Pokud administrátor neshledá námitku vůči nestrannosti auditorů jako opodstatněnou, postoupí ji certifikační radě, která o námitce rozhodne do 20 dnů od jejího doručení administrátorovi.
Administrátor předá auditorům kontaktní údaje žadatele a žadateli kontaktní údaje auditorů. Spolu s kontaktními údaji obdrží auditoři přihlášku žadatele, výroční zprávu/zprávy a tabulku Portfolio programů s vyznačenými dvěma náhodně vybranými programy k hodnocení. Výběr programů z tabulky Portfolio programů dle mechanismů uvedených v příloze Výběr programů z Portfolia zajistí administrátor.
Pokud žadatel realizuje více než dva programy environmentální výchovy dle definice certifikace, vyberou auditoři z tabulky Portfolio programů třetí program k hodnocení na základě vzájemné domluvy.
3. Průběh auditu
Před místním šetřením
Po předání kontaktních údajů přebírají komunikaci se žadatelem auditoři.
Auditoři oznámí žadateli termín místního šetření, názvy programů k hodnocení a vyzvou jej k zaslání všech podkladů, které žadatel zasílá před místním šetřením (viz níže). Po jejich dodání auditoři informují žadatele, zdali jsou podklady kompletní a dostačující, případně si vyžádají doplnění. Součástí podkladů je tabulka Seznam důkazů, ve které žadatel uvede, jakým způsobem bude dokládat splnění kritérií certifikace jejich indikátorů.
Pokud auditoři již na základě zaslaných materiálů dojdou k závěru, že žadatel prokazatelně nesplňuje podmínky pro udělení certifikátu, ukončí audit ještě před uskutečněním místního šetření. O této skutečnosti informují písemně administrátora. Informace o ukončení auditu obsahuje zdůvodnění, proč k předčasnému ukončení auditu přistupují. Administrátor informaci o předčasném ukončení auditu postoupí žadateli a certifikační radě. Proti rozhodnutí auditorů předčasně ukončit audit se může žadatel odvolat k CR prostřednictvím administrátora systému. CR odvolání projedná nejpozději na svém nejbližším zasedání. Pokud CR shledá ukončení auditu jako neopodstatněné, může kromě rozhodnutí o pokračování auditu rozhodnout rovněž o přidělení nových auditorů.
Místní šetření
Při místním šetření auditoři provádějí rozhovory s pověřenými osobami žadatele, seznamují se s předloženými materiály a dalšími způsoby ověřují splnění požadovaných kritérií a jim příslušným indikátorům.
Auditoři si mohou vyžádat podklady a materiály i nad rámec těch, které žadatel uvádí v tabulce Seznam důkazů, pokud takové materiály existují.
Šetření probíhá zpravidla jeden den u jednoho žadatele. V případě žadatele s více organizačními složkami pak jeden den v každé z nich.
Po skončení místního šetření
Po skončení místního šetření zpracují auditoři jednu společnou auditorskou zprávu.
Certifikát může být udělen, pokud žadatel ve všech indikátorech splňuje základní úroveň.
Zprávu, která obsahuje návrh na udělení či neudělení certifikátu, zašlou auditoři administrátorovi, který ji doručí žadateli a postoupí certifikační radě.
Žadatel může sepsat své stanovisko k auditorské zprávě a požádat o osobní přednesení tohoto stanoviska certifikační radě. V písemné podobě zasílá žadatel stanovisko administrátorovi ve lhůtě uvedené níže.
Administrátor připraví podklady pro jednání certifikační rady.
4. Udělení certifikátu
O udělení či neudělení certifikátu rozhoduje certifikační rada jakožto nejvyšší certifikační orgán.
Certifikační rada zasedá dvakrát v roce (viz kapitola Časové lhůty v procesu certifikace níže). Při zasedání se její členové seznámí s výsledky šetření auditorů u žadatelů, které proběhly v daném časovém období, a s případnými stanovisky žadatelů. CR následně rozhodne o udělení či neudělení certifikátu.
O výsledku rozhodnutí certifikační rady informuje žadatele administrátor. V případě kladného rozhodnutí obdrží žadatel s rozhodnutím i vlastní certifikát, logo Certifikovaný poskytovat environmentální výchovy a grafický manuál k tomuto logu.
5. Časové lhůty v procesu certifikace
Pro realizaci certifikačních auditů jsou vymezena dvě období v roce. První období (I) trvá od ledna do června a druhé období (II) od července do ledna.
| Období I | |
|
Zasílání přihlášek k certifikaci
administrátorovi. |
Od 1. ledna do 31. ledna. |
|
Posouzení
přihlášky administrátorem
včetně oznámení o přijetí žadatele, uzavření smlouvy a přidělení
auditorů. |
Do 28.
(29.) února. |
|
Realizace
vlastních auditů. |
1. března
– 31. května (ve výjimečných případech po schválení administrátorem lze termín prodloužit do 15. června). |
|
Zaslání
podkladů od žadatele auditorům. |
Dle
domluvy mezi žadatelem a auditory, nejpozději však 7 dní před konáním
místního šetření. |
|
Odeslání
zprávy z auditu žadateli
administrátorem.
|
Do 14 dnů
ode dne místního šetření. (Po domluvě mezi auditory, žadatelem a
administrátorem lze stanovit
delší termín.) |
|
Doručení
stanoviska ke zprávě z auditu od žadatele
administrátorovi, pokud se žadatel rozhodl stanovisko vyjádřit. |
Alespoň 7
dní před termínem zasedání Certifikační rady. Po domluvě s administrátorem
může být tato lhůta zkrácena. |
|
Zasedání
certifikační rady. |
Do 30.
června. |
|
Oznámení
o závěrech certifikační rady
administrátorem žadateli včetně doručení certifikátu pro úspěšné
žadatele. |
Do 15.
července. |
| Období II | |
|
Zasílání
přihlášek k certifikaci
administrátorovi. |
Od 1.
července do 31. července. |
|
Posouzení
přihlášky administrátorem
včetně oznámení o přijetí žadatele, uzavření smlouvy a přidělení
auditorů. |
Do 31.
srpna. |
|
Realizace
vlastních auditů. |
1. září –
31. listopadu (ve výjimečných případech po schválení
administrátorem lze termín prodloužit do 15. prosince). |
|
Zaslání
podkladů od žadatele auditorům. |
Dle
domluvy mezi žadatelem a auditory, nejpozději však 7 dní před konáním
místního šetření. |
|
Odeslání
zprávy z auditu žadateli
administrátorem.
|
Do 14 dnů
ode dne místního šetření. (Po domluvě mezi auditory, žadatelem a
administrátorem lze domluvit
delší termín.) |
|
Doručení
stanoviska ke zprávě z auditu od žadatele
administrátorovi, pokud se žadatel rozhodl stanovisko vyjádřit. |
Alespoň 7
dní před termínem zasedání
certifikační rady. Po domluvě s administrátorem
může být tato lhůta zkrácena. |
|
Zasedání
certifikační rady. |
Do 20.
ledna (ve výjimečných případech do 31. ledna). |
|
Oznámení
o závěrech certifikační rady
administrátorem žadateli včetně doručení certifikátu pro úspěšné
žadatele. |
Do 31.
ledna (ve výjimečných případech do 15. února). |
6. Certifikovaná organizace
Organizacím, které úspěšně prošly auditem, se uděluje certifikát s platností 4 roky od data jeho vydání a právo užívat značku „Certifikovaný poskytovatel environmentální výchovy“ po dobu platnosti certifikátu. Datum vydání certifikátu odpovídá datu zasedání certifikační rady, na kterém bylo přijato usnesení o splnění požadavků certifikace žadatelem.
Organizace, které vypršela doba platnosti certifikátu, může požádat o jeho prodloužení. V takovém případě proběhne v této organizaci nový audit, který ověří, že žadatel stále splňuje požadovaná kritéria.
Organizace, která získá certifikát, se smluvně zaváže k plnění kritérií certifikace po celou dobu platnosti certifikátu. Pokud kritéria neplní, může certifikační rada (např. z podnětu klienta služeb, poskytovatele dotace nebo jiného podobného podnětu) po ověření skutečného stavu rozhodnout o odebrání certifikátu.
7. Užití značky a certifikátu
Organizace, která úspěšně projde certifikací, obdrží certifikát s uvedením doby jeho platnosti. Po dobu platnosti certifikátu získá jeho nositel zároveň právo užívat text a značku „Certifikovaný poskytovatel environmentální výchovy“. Tuto značku může používat při své propagaci a prezentaci (např. v nabídkách služeb pro cílovou skupinu, v propagačních materiálech, tiskových zprávách apod.). Při používání značky musí organizace dodržovat pravidla vizuální identity značky (Příloha: Pravidla vizuální identity).
Pokud organizace získala certifikát pouze pro některé ze svých pracovišť nebo organizačních složek, musí být při používání značky jednoznačně patrné, že certifikovaná je pouze tato dílčí jednotka organizace.
